Rejseprogram skabelon: sådan laver du et program, gæsterne faktisk bruger

Et rejseprogram til en gruppe har fem dele. Rækkefølgen er vigtig, fordi gæsten typisk leder efter det samme, i samme rækkefølge.

1. Forside. Rejsens navn, destination, datoer og hvem der arrangerer.
2. Praktisk information. Mødested ved afrejse, bagage, pas og forsikring, valuta, tidsforskel.
3. Dag for dag. Tidspunkter, aktiviteter, adresser og hvad gæsten selv skal huske.
4. Hotel og transport. Hoteller med adresse, fly med tider og bookingnumre, transfers.
5. Kontakter. Rejseleder, bureauet og nødnumre.

Det lyder enkelt. Men det er her, mange programmer falder igennem: adressen står i en mail, flytiden står i en anden fil, og telefonnummeret til rejselederen står ingen steder.

Kopiér felterne herunder ind i dit dokument, og udfyld dem for din rejse. Skabelonen virker i Word, Google Docs og Excel.

1. Forside

• Rejsens navn:
• Destination:
• Datoer (fx 8.–11. oktober):
• Arrangør og rejseleder:
• Antal dage og nætter:

2. Praktisk information

• Mødested og mødetid ved afrejse (med adresse):
• Bagage (håndbagage, indchecket bagage, vægtgrænser):
• Pas, visum og rejseforsikring:
• Valuta og betaling:
• Tidsforskel:
• Vejr og påklædning:
• Særlige hensyn (kost, mobilitet, medicin):

3. Dag for dag

Lav én tabel pr. dag. Skriv dagens dato og en overskrift øverst, fx “Dag 2 · fredag 9. oktober · Byvandring og fri aften”.

4. Hotel og transport

• Hotel: navn, adresse, telefon, check-in og check-out:
• Udrejse: flynummer, afgangstid, ankomsttid, terminal, bookingnummer:
• Hjemrejse: flynummer, afgangstid, ankomsttid, terminal, bookingnummer:
• Transfers: tid, mødested, selskab:

5. Kontakter

• Rejseleder (navn og mobilnummer):
• Bureauet (telefon og åbningstider):
• Nødnummer på destinationen:
• Ambassade eller konsulat:

Skabelonen ovenfor fungerer fint i Word eller Excel. Til en kort tur med få ændringer er det ofte nok. Men jo længere rejsen er, og jo flere gæster der er med, jo mere mærker man ulemperne.

Word og PDF

• Let at lave og printe.
• Svært at opdatere: hver ændring betyder en ny fil, der skal sendes ud igen.
• Adresser og bookingnumre skal kopieres manuelt.

Excel

• Godt til at planlægge og regne på tider internt.
• Ikke lavet til at blive læst af gæster på en telefon.

En rejseapp

• Gæsten ser altid den gældende version, fordi der kun er én.
• Ændringer når frem med det samme som en besked.
• Kort, papirer og adresser ligger sammen med programmet.

Vil du se forskellen side om side, har vi sammenlignet PDF og Messenger med en rejseapp.

Har du allerede et rejseprogram i Word eller PDF, behøver du ikke starte forfra. I Concierge kan I trække jeres eksisterende rejseforslag ind og få en kladde på et minut. AI-assistenten læser programmet og bygger dagene med tider, adresser og bookingnumre. Hvert punkt lægges frem som et forslag, som I godkender, før gæsterne ser det.

Gæsterne får programmet i en gæsteapp, hvor de efter login ser jeres rejse (og jeres logo i pakkerne Business og First), og det virker også offline, så adresser og tider er der, selv uden roaming. Skal nogen have papir, kan hele rejsen hentes som PDF med forside, en side pr. dag og hotel og fly til sidst. Den laves automatisk ud fra programmet, så den altid passer med appen.

Concierge koster fra 499 kr./md. ekskl. moms, afregnet årligt, og I betaler pr. rejse, ikke pr. gæst. Se pakkerne på prissiden.