1. Hvad er formålet?
Er det en belønning, et strategiseminar, en kick-off eller en tur for at styrke samarbejdet på tværs? Formålet afgør, hvor meget tid der skal bruges på møder, og hvor meget på oplevelser og fri tid.
Firmatur til udlandet: tjekliste fra første idé til hjemrejse
En firmatur til udlandet er en grupperejse med ekstra krav. Deltagerne kender hinanden, men ikke nødvendigvis destinationen. Der skal være plads til både det faglige og det sociale. Og den, der arrangerer, har som regel også et almindeligt job ved siden af.
Magio · Budapest
Næste · om 25 min
20.30
Aftensmad på The Magic 2
Vis vej
Hent dokument
I dag
16°
1.000 Ft
18 kr.
Assistenten · forslag
17.00
Shopping i Arena Plaza
Godkend
Afvis
Jesper · rejseleder
Bussen holder ved hovedindgangen.
Denne tjekliste er til dig, der skal planlægge turen, uanset om du gør det selv i HR eller ledelsen, eller om I bruger et rejsebureau. Den følger turen fra første idé til dagen efter hjemkomst.
Start med tre beslutninger
Før I kigger på destinationer, så bliv enige om tre ting. Resten af planlægningen bliver meget lettere.
2. Hvad er budgettet pr. person?
Sæt et budget pr. deltager, der dækker transport, hotel, måltider, aktiviteter og en buffer. Et budget pr. person gør det lettere at sammenligne destinationer og tilbud.
3. Hvem skal med, og hvor mange?
Antallet af deltagere afgør, hvilke hoteller, fly og restauranter der er realistiske. Afklar også, om partnere skal med, og om nogen har særlige behov.
Selv eller med et rejsebureau?
Mange firmaer arrangerer mindre ture selv. Ved større grupper eller længere rejser kan det betale sig at bruge et rejsebureau, der kender destinationen og har aftaler med hoteller og busselskaber. Et bureau står også for det praktiske, hvis noget går galt undervejs.
Spørg i begge tilfælde: Hvordan får deltagerne programmet, og hvordan får de besked, hvis noget ændrer sig? Det er dér, mange firmature bliver unødigt stressede.
Tjekliste: måned for måned
4–6 måneder før
- Formål, budget og deltagerantal på plads
- Datoer valgt og meldt ud til deltagerne
- Destination valgt (tænk på rejsetid, sæson og pris)
- Hotel med plads til hele gruppen og evt. mødelokale reserveret
- Tilbud fra rejsebureau indhentet, hvis I bruger et
2–3 måneder før
- Fly eller bus booket
- Programmets hovedpunkter lagt: faglige indslag, aktiviteter, fælles middage og fri tid
- Restauranter til fælles middage reserveret
- Deltagerne har fået besked om pas, forsikring og datoer
- Deltageroplysninger indsamlet: fulde navne som i passet, kostbehov, mobilitet
4 uger før
- Detaljeret program dag for dag med tider og adresser
- Transfers mellem lufthavn, hotel og aktiviteter bekræftet
- Billetter, vouchers og bookingbekræftelser samlet ét sted
- Praktisk information sendt ud: bagage, påklædning, valuta, mødested ved afrejse
1 uge før
- Endeligt program sendt eller lagt i appen
- Kontaktoplysninger til arrangøren og evt. rejseleder delt
- Alle deltagere har bekræftet, at de har modtaget informationen
- Plan B for udendørs aktiviteter, hvis vejret driller
Undervejs
- Én kanal til beskeder, som alle bruger
- Mødetider gentaget dagen før
- Ændringer meldt ud med det samme
Efter turen
- Billeder samlet og delt
- Kort evaluering: hvad virkede, og hvad skal gøres anderledes næste gang
Programmet: find balancen
Det mest almindelige problem med en firmatur er et program, der er for fyldt. Folk bliver trætte, og det sociale, som ofte er selve formålet, får ikke plads.
- Læg det faglige om formiddagen. Folk er friskest, og eftermiddagen kan bruges på oplevelser.
- Planlæg fri tid. Skriv den ind i programmet, så den ikke bliver spist af ekstra punkter.
- Én fælles middag pr. dag er nok. Lad gerne én aften være fri.
- Tænk på transporttid. En aktivitet en time væk koster to timer af dagen.
Skal du skrive selve programmet, kan du bruge vores skabelon til rejseprogrammer. Den har felter til tider, adresser og det, deltagerne selv skal huske.
Det praktiske, deltagerne skal vide
Send det her til alle deltagere i god tid. Udenrigsministeriet har en tjekliste før rejsen på um.dk, som det er værd at henvise til.
- Pas. Tjek reglerne for destinationen. Nogle lande kræver, at passet er gyldigt i en periode efter hjemrejsen.
- Visum. Hvis det kræves, så søg i god tid.
- Rejseforsikring. Afklar, om firmaet har en rejseforsikring, der dækker turen, eller om deltagerne selv skal sørge for det.
- Det blå EU-sygesikringskort. Ved rejser i EU/EØS, Schweiz og Storbritannien. Det dækker ikke alt, og ved arbejdsrejser kan der gælde særlige regler.
- Udenrigsministeriets app Rejseklar og Danskerlisten. Så kan deltagerne få besked, hvis der sker noget alvorligt på destinationen.
- Kost og allergier. Saml oplysningerne ét sted, og giv dem videre til restauranter og hotel.
Om turen har skattemæssige konsekvenser for medarbejderne, afhænger blandt andet af formål og indhold. Tjek Skattestyrelsens regler, eller spørg jeres revisor, før programmet ligger fast.
Kommunikation undervejs
Når 40 kolleger er af sted, kommer de samme spørgsmål igen og igen. Hvornår kører bussen? Hvad hedder restauranten? Hvor er hotellet? Hvis svarene ligger i en PDF fra for tre uger siden og en chatgruppe med 300 beskeder, bliver arrangøren den, alle spørger.
Det hjælper at samle det hele ét sted:
- Programmet dag for dag, altid i den gældende version
- Adresser på et kort, så folk selv kan finde vej
- Billetter og papirer, så de ikke skal lede i mails
- Beskeder fra arrangøren, der når frem til alle med det samme
- Et fælles galleri, hvor billederne samles dag for dag
Det er det, en gæsteapp gør. Med Concierge kan profilerne vise titel, firma og LinkedIn, hvilket er nyttigt på netværksrejser og ture på tværs af afdelinger. Appen virker også uden internet, så programmet er der, selvom nogen ikke har roaming.
Bruger I et rejsebureau, så spørg, om de har en rejseapp til deltagerne, gerne med bureauets logo og farver efter login (se rejseapp med eget brand). Arrangerer I selv, kan I se pakker og priser på prissiden. Concierge koster fra 499 kr./md. ekskl. moms, afregnet årligt, med ubegrænset antal gæster.
Fejl, der er lette at undgå
- At vente med at melde datoer ud, så folk har planlagt andet
- At glemme fulde navne som i passet ved flybooking
- Et program uden adresser og mødetider
- Flere versioner af programmet i omløb
- Ingen plan for, hvordan ændringer meldes ud undervejs
- Ingen fri tid
Ofte stillede spørgsmål
Hvor lang tid før skal man planlægge en firmatur til udlandet?
Jo større gruppen er, jo tidligere. Mange starter 4–6 måneder før, så der er tid til at finde hotel og fly til hele gruppen og melde datoerne ud i god tid.
Hvad skal et program til en firmatur indeholde?
Tider, aktiviteter og adresser dag for dag, fælles måltider, fri tid, transport og kontaktoplysninger. Skriv mødetid og afgangstid hver for sig, og marker, hvad der er inkluderet.
Hvordan holder man deltagerne informeret undervejs?
Brug én kanal, som alle har adgang til, og hold programmet ét sted, så der kun findes én version. En rejseapp med program, kort og beskeder gør det lettere end en PDF og en chatgruppe.
Hvor lang tid før skal man planlægge en firmatur til udlandet?
Jo større gruppen er, jo tidligere. Mange starter 4–6 måneder før, så der er tid til at finde hotel og fly til hele gruppen og melde datoerne ud i god tid.
Hvad skal et program til en firmatur indeholde?
Tider, aktiviteter og adresser dag for dag, fælles måltider, fri tid, transport og kontaktoplysninger. Skriv mødetid og afgangstid hver for sig, og marker, hvad der er inkluderet.
Hvordan holder man deltagerne informeret undervejs?
Brug én kanal, som alle har adgang til, og hold programmet ét sted, så der kun findes én version. En rejseapp med program, kort og beskeder gør det lettere end en PDF og en chatgruppe.
Gør det lettere for dig selv
En god firmatur kræver planlægning, men den behøver ikke kræve, at du svarer på de samme spørgsmål hele turen. Vil du se, hvordan programmet kan se ud i en app, viser vi det gerne med en rigtig rejse.
Få en hurtig demo af systemet
På 30 minutter bygger vi en af jeres rigtige rejser sammen med assistenten, så I kan se den i appen bagefter.