Starte rejsebureau: hvad kræver det?
Mange rejsebureauer starter med en person, der allerede arrangerer rejser for en forening, en arbejdsplads eller en vennekreds, og som opdager, at andre gerne vil betale for det. Spørgsmålet er så, hvad der skal til for at gøre det lovligt og holdbart som virksomhed.
Magio · Budapest
Her er en gennemgang af de vigtigste trin, når du vil starte rejsebureau i Danmark: niche, pakkerejsereglerne, Rejsegarantifonden, økonomi og moms, og de systemer, du skal bruge for at afvikle rejserne.
Artiklen er generel vejledning og ikke juridisk rådgivning. Regler og satser ændrer sig, så tjek altid de officielle kilder og tal med en revisor eller advokat, før du sælger din første rejse.
1. Vælg en niche
Det er svært at konkurrere med de store bureauer på charterrejser og pris. Det er lettere at være det bedste bureau til en bestemt type rejse eller gruppe. Eksempler:
- Grupperejser for foreninger, kor eller idrætsklubber
- Firmarejser og netværksrejser
- Studieture for skoler og uddannelser
- Rejser med et tema, fx vin, vandring, historie eller cykling
- Rejser til en bestemt destination, du kender særligt godt
En smal niche gør det lettere at finde kunderne, skrive programmerne og forhandle med leverandører, fordi du gør det samme mange gange.
2. Find ud af, om du sælger pakkerejser
Det her er det vigtigste juridiske spørgsmål. En pakkerejse er kort sagt en kombination af mindst to forskellige typer rejseydelser til samme rejse, fx transport og overnatning, eller overnatning og en guidet tur, hvis turen er en væsentlig del af rejsen. Sælger du den slags kombinationer, gælder pakkerejseloven som udgangspunkt, og du skal registreres i Rejsegarantifonden.
Sælger du kun flybilletter, skal du ifølge Rejsegarantifonden ikke registreres. Men de fleste grupperejser er netop en kombination af bus eller fly, hotel og program, og så er det en pakkerejse.
Der findes også en mellemform, sammensatte rejsearrangementer, med sine egne regler. Er du i tvivl om, hvad dine rejser er, så spørg Rejsegarantifonden, før du sælger.
3. Bliv registreret i Rejsegarantifonden
Alle dansk etablerede udbydere af pakkerejser og sammensatte rejsearrangementer skal være registreret i Rejsegarantifonden. Fonden beskytter de rejsende, hvis et bureaus økonomi gør, at en rejse ikke kan gennemføres, fx ved konkurs.
Ifølge fonden skal du typisk sende dette materiale:
- Information om rejserne: destinationer, om det er individuelle rejser eller grupperejser, og hvad rejserne indeholder
- Budget: driftsbudget, og for A/S og ApS også likviditets- og balancebudget
- Uddybende kommentarer til budgettet, fx hvornår leverandører betales, og hvornår kunderne betaler
- Seneste årsrapport (og for enkeltmandsvirksomheder formueopgørelse)
- Indmeldelsesblanket
Fonden vurderer økonomien og fastsætter, om og hvor stor en garanti du skal stille. Kan økonomien ikke leve op til kravene, kan du blive pålagt en forhøjet garanti, der som minimum svarer til alle forudbetalinger fra kunderne. Ifølge fondens egen garantitabel skal der ikke stilles garanti, hvis omsætningen med rejser, som fonden dækker, har været under 1 mio. kr. de seneste fire kvartaler, og økonomien opfylder fondens minimumskrav. Tjek de aktuelle regler direkte hos fonden.
Regn med tid. Fonden skriver selv, at der kan gå omkring en måned, fra de modtager materialet, til registreringen er på plads, blandt andet fordi banken skal udstede en eventuel garanti. Du må først udbyde og sælge pakkerejser, når du er registreret.
4. Kend dine pligter efter pakkerejseloven
Pakkerejseloven giver de rejsende en række rettigheder, som du som arrangør skal leve op til. De vigtigste i hverdagen:
- Oplysninger før aftalen. Før kunden køber, skal de have oplysninger om bl.a. destination, rute, transport, indkvartering, hvad der er inkluderet, samlet pris, betalingsvilkår, minimumsantal deltagere, pas- og visumkrav og afbestillingsret.
- Standardoplysningsskema. Sammen med oplysningerne skal kunden have lovens standardoplysningsskema.
- Ansvar for hele rejsen. Som arrangør er du ansvarlig for, at alle ydelserne i pakken bliver leveret, også dem, en underleverandør står for.
- Bistand undervejs. Kommer en rejsende i vanskeligheder, skal du hjælpe. Kunderne skal have et nødtelefonnummer eller et kontaktpunkt.
Oplysningerne om rejsen bliver en del af aftalen. Derfor er et klart og korrekt rejseprogram ikke kun god service, det er også en del af dit juridiske grundlag. Vores skabelon til rejseprogrammer kan hjælpe dig med at få det hele med.
5. Virksomhed, moms og økonomi
- Virksomhedsform. Enkeltmandsvirksomhed, ApS eller A/S. Valget påvirker dit personlige ansvar og hvilke budgetter, Rejsegarantifonden vil se.
- Moms. Der gælder en særlig momsordning for rejsebureauer, hvor moms som hovedregel beregnes af bureauets fortjenstmargen og ikke af hele rejseprisen. Læs Skattestyrelsens vejledning om særordningen for rejsebureauer, og tal med en revisor tidligt.
- Likviditet. Kunderne betaler ofte depositum og restbeløb, mens hoteller og busselskaber skal have forudbetaling på andre tidspunkter. Lav en likviditetsplan pr. rejse.
- Forsikring. Overvej erhvervs- og ansvarsforsikring, og vær klar på, hvad kundernes egen rejseforsikring skal dække.
- Handelsbetingelser. Skriv betingelser, der passer til pakkerejseloven, inklusive afbestilling og betaling.
6. Systemerne, du skal bruge fra dag ét
Når de første rejser er solgt, flytter arbejdet fra salg til afvikling. Og det er her, mange små bureauer drukner i mails, PDF’er og chatgrupper. Tænk på tre områder:
Økonomi og bogføring
Et regnskabsprogram, der kan håndtere fakturaer, depositum og særordningen for moms. Spørg din revisor, hvad de anbefaler.
Kunder og deltagere
Et sted, hvor du har deltagerlister, kontaktoplysninger og særlige hensyn som kost og mobilitet. Til at starte med kan et regneark være nok.
Kommunikation med gæsterne
Programmet, papirerne og ændringerne undervejs. Det er den del, gæsterne mærker mest. En rejseapp til rejsebureauer samler program, papirer, kort og chat ét sted, så gæsterne ikke skal lede i mails.
Som nyt bureau er det en fordel, at gæsterne møder dit brand på selve rejsen. Med en rejseapp med eget brand henter gæsten Concierge-appen, logger ind og ser din rejse. Dit logo og dine farver er med i pakkerne Business og First. Og har du rejseforslag i PDF i forvejen, kan AI-assistenten bygge programmet ud fra dem, så du kun skal godkende.
Concierge har en Economy-pakke til 499 kr./md. ekskl. moms, afregnet årligt, til det lille bureau med få afgange om året. Du betaler pr. rejse, ikke pr. gæst. Se pakkerne på prissiden.
Tjekliste: starte rejsebureau
- Niche og målgruppe valgt
- Afklaret, om dine rejser er pakkerejser eller sammensatte rejsearrangementer
- Virksomhed registreret med CVR-nummer
- Budget og likviditetsplan lavet
- Materiale sendt til Rejsegarantifonden i god tid
- Registrering og eventuel garanti på plads, før første salg
- Handelsbetingelser og standardoplysningsskema klar
- Aftale med revisor om moms efter særordningen
- System til økonomi, deltagere og kommunikation med gæsterne valgt
Ofte stillede spørgsmål
Skal man være medlem af Rejsegarantifonden for at starte et rejsebureau?
Ja, hvis du sælger pakkerejser eller sammensatte rejsearrangementer og er etableret i Danmark. Sælger du kun flybilletter, skal du ifølge fonden ikke registreres.
Hvad er en pakkerejse?
En kombination af mindst to forskellige typer rejseydelser til samme rejse, fx transport og overnatning, som sælges samlet. Den præcise definition står i pakkerejseloven.
Hvor lang tid tager det at blive registreret i Rejsegarantifonden?
Fonden skriver, at der kan gå omkring en måned fra de modtager materialet, til registreringen er gennemført. Send derfor materialet i god tid, før du vil sælge.
Skal man være medlem af Rejsegarantifonden for at starte et rejsebureau?
Ja, hvis du sælger pakkerejser eller sammensatte rejsearrangementer og er etableret i Danmark. Sælger du kun flybilletter, skal du ifølge fonden ikke registreres.
Hvad er en pakkerejse?
En kombination af mindst to forskellige typer rejseydelser til samme rejse, fx transport og overnatning, som sælges samlet. Den præcise definition står i pakkerejseloven.
Hvor lang tid tager det at blive registreret i Rejsegarantifonden?
Fonden skriver, at der kan gå omkring en måned fra de modtager materialet, til registreringen er gennemført. Send derfor materialet i god tid, før du vil sælge.
Kom godt fra start
Det juridiske skal være på plads først. Men det, gæsterne husker, er rejsen. Vil du se, hvordan dine første rejser kan se ud i Concierge-appen, så viser vi det gerne med en af dine egne rejser.
Få en hurtig demo af systemet
På 30 minutter bygger vi en af jeres rigtige rejser sammen med assistenten, så I kan se den i appen bagefter.