Kort sagt findes der to hovedmodeller på markedet:

Ingen af dem er «forkert». De belønner bare forskellige måder at vokse på. En gæsteapp skal passe til jeres afviklingsmønster – ikke kun til marketingteksten.

På tailor-made med få gæster pr. tur er volumenmodellen ofte til at leve med. På busrejser, studieture og grupperejser er billedet et andet.

En bus med 45 pladser er én rejse for bureauet – og 45 gæster for en pax-skala. To fulde busser samme måned er stadig få afgange, men mange passagerer. Så stiger abonnementet, fordi I har solgt godt.

Det er ikke «dyrt for dyrt». Det er bare en anden økonomisk logik end den, mange danske grupperejsebureauer tænker i: afgang for afgang, program for program.

I Concierge betaler I for pakken og for de rejser, I opretter. Gæsterne er ubegrænsede. De aktuelle pakker (ekskl. moms, årlig afregning):

Detaljerne – inklusive hvad der følger med i appen – står på prissiden. Kort sagt: fylder I bussen, stiger Concierge-prisen ikke af den grund.

Appen er den samme kerne, uanset pakke: program, papirer, kort, chat og galleri. Læs mere om rejseappen til rejsebureauer, hvis I vil se hele flowet fra kontrolpanel til gæstelomme.

Et konkret eksempel: Vamoos prissætter efter årligt passagervolumen. På deres offentlige prisside starter abonnementet fra £240 / €283 pr. md. (ekskl. moms), afhængigt af volumen. Studio-features tilkøbes separat. Kilde: vamoos.com/for-travel-companies/pricing.

Vi skriver ikke «X % billigere». Modellerne er forskellige, og regnestykket afhænger af jeres gæstevolumen og antal afgange. Det, der er tydeligt, er indstigningen og hvad der driver prisen op.

Vil I have en side-om-side-gennemgang af funktioner, branding og support, så har vi lavet en ærlig sammenligning: dansk alternativ til Vamoos.

En tommelfingerregel – ikke et facit:

Vamoos er stærk på flere af de sidste punkter. Concierge er bygget til det første. Vælg det, der matcher jeres rejser – ikke det, der lyder mest «enterprise».

Inden I vælger, så tag tre tal frem:

Har I mange gæster pr. tur, bliver forskellen mellem modellerne tydeligere. Har I få gæster og brug for integrationer, kan det vende. Book en demo, hvis I vil regne på jeres tal i stedet for et generisk scenarie.

• «Betal for rejser, ikke gæster» betyder, at gæstevolumen ikke driver abonnementet
• Concierge: Economy 499 / Business 799 / First 1.499 kr./md., ubegrænsede gæster, årlig afregning, ekskl. moms
• Vamoos (offentlig prisside): fra £240 / €283 pr. md. efter årligt pax-volumen
• Ingen «X % billigere»-påstand – regn på jeres afgange og gæster
• Læs også sammenligningen med Vamoos og se pakkerne på prissiden

Før I kigger på destinationer, så bliv enige om tre ting. Resten af planlægningen bliver meget lettere.

Mange firmaer arrangerer mindre ture selv. Ved større grupper eller længere rejser kan det betale sig at bruge et rejsebureau, der kender destinationen og har aftaler med hoteller og busselskaber. Et bureau står også for det praktiske, hvis noget går galt undervejs.

Spørg i begge tilfælde: Hvordan får deltagerne programmet, og hvordan får de besked, hvis noget ændrer sig? Det er dér, mange firmature bliver unødigt stressede.

Det mest almindelige problem med en firmatur er et program, der er for fyldt. Folk bliver trætte, og det sociale, som ofte er selve formålet, får ikke plads.

Skal du skrive selve programmet, kan du bruge vores skabelon til rejseprogrammer. Den har felter til tider, adresser og det, deltagerne selv skal huske.

Send det her til alle deltagere i god tid. Udenrigsministeriet har en tjekliste før rejsen på um.dk, som det er værd at henvise til.

Om turen har skattemæssige konsekvenser for medarbejderne, afhænger blandt andet af formål og indhold. Tjek Skattestyrelsens regler, eller spørg jeres revisor, før programmet ligger fast.

Når 40 kolleger er af sted, kommer de samme spørgsmål igen og igen. Hvornår kører bussen? Hvad hedder restauranten? Hvor er hotellet? Hvis svarene ligger i en PDF fra for tre uger siden og en chatgruppe med 300 beskeder, bliver arrangøren den, alle spørger.

Det hjælper at samle det hele ét sted:

• Programmet dag for dag, altid i den gældende version
• Adresser på et kort, så folk selv kan finde vej
• Billetter og papirer, så de ikke skal lede i mails
• Beskeder fra arrangøren, der når frem til alle med det samme
• Et fælles galleri, hvor billederne samles dag for dag

Det er det, en gæsteapp gør. Med Concierge kan profilerne vise titel, firma og LinkedIn, hvilket er nyttigt på netværksrejser og ture på tværs af afdelinger. Appen virker også uden internet, så programmet er der, selvom nogen ikke har roaming.

Bruger I et rejsebureau, så spørg, om de har en rejseapp til deltagerne, gerne med bureauets logo og farver efter login (se rejseapp med eget brand). Arrangerer I selv, kan I se pakker og priser på prissiden. Concierge koster fra 499 kr./md. ekskl. moms, afregnet årligt, med ubegrænset antal gæster.

• At vente med at melde datoer ud, så folk har planlagt andet
• At glemme fulde navne som i passet ved flybooking
• Et program uden adresser og mødetider
• Flere versioner af programmet i omløb
• Ingen plan for, hvordan ændringer meldes ud undervejs
• Ingen fri tid

Det er svært at konkurrere med de store bureauer på charterrejser og pris. Det er lettere at være det bedste bureau til en bestemt type rejse eller gruppe. Eksempler:

• Grupperejser for foreninger, kor eller idrætsklubber
• Firmarejser og netværksrejser
• Studieture for skoler og uddannelser
• Rejser med et tema, fx vin, vandring, historie eller cykling
• Rejser til en bestemt destination, du kender særligt godt

En smal niche gør det lettere at finde kunderne, skrive programmerne og forhandle med leverandører, fordi du gør det samme mange gange.

Det her er det vigtigste juridiske spørgsmål. En pakkerejse er kort sagt en kombination af mindst to forskellige typer rejseydelser til samme rejse, fx transport og overnatning, eller overnatning og en guidet tur, hvis turen er en væsentlig del af rejsen. Sælger du den slags kombinationer, gælder pakkerejseloven som udgangspunkt, og du skal registreres i Rejsegarantifonden.

Sælger du kun flybilletter, skal du ifølge Rejsegarantifonden ikke registreres. Men de fleste grupperejser er netop en kombination af bus eller fly, hotel og program, og så er det en pakkerejse.

Der findes også en mellemform, sammensatte rejsearrangementer, med sine egne regler. Er du i tvivl om, hvad dine rejser er, så spørg Rejsegarantifonden, før du sælger.

Alle dansk etablerede udbydere af pakkerejser og sammensatte rejsearrangementer skal være registreret i Rejsegarantifonden. Fonden beskytter de rejsende, hvis et bureaus økonomi gør, at en rejse ikke kan gennemføres, fx ved konkurs.

Ifølge fonden skal du typisk sende dette materiale:

• Information om rejserne: destinationer, om det er individuelle rejser eller grupperejser, og hvad rejserne indeholder
• Budget: driftsbudget, og for A/S og ApS også likviditets- og balancebudget
• Uddybende kommentarer til budgettet, fx hvornår leverandører betales, og hvornår kunderne betaler
• Seneste årsrapport (og for enkeltmandsvirksomheder formueopgørelse)
• Indmeldelsesblanket

Fonden vurderer økonomien og fastsætter, om og hvor stor en garanti du skal stille. Kan økonomien ikke leve op til kravene, kan du blive pålagt en forhøjet garanti, der som minimum svarer til alle forudbetalinger fra kunderne. Ifølge fondens egen garantitabel skal der ikke stilles garanti, hvis omsætningen med rejser, som fonden dækker, har været under 1 mio. kr. de seneste fire kvartaler, og økonomien opfylder fondens minimumskrav. Tjek de aktuelle regler direkte hos fonden.

Regn med tid. Fonden skriver selv, at der kan gå omkring en måned, fra de modtager materialet, til registreringen er på plads, blandt andet fordi banken skal udstede en eventuel garanti. Du må først udbyde og sælge pakkerejser, når du er registreret.

Pakkerejseloven giver de rejsende en række rettigheder, som du som arrangør skal leve op til. De vigtigste i hverdagen:

Oplysningerne om rejsen bliver en del af aftalen. Derfor er et klart og korrekt rejseprogram ikke kun god service, det er også en del af dit juridiske grundlag. Vores skabelon til rejseprogrammer kan hjælpe dig med at få det hele med.

Når de første rejser er solgt, flytter arbejdet fra salg til afvikling. Og det er her, mange små bureauer drukner i mails, PDF’er og chatgrupper. Tænk på tre områder:

Økonomi og bogføring

Et regnskabsprogram, der kan håndtere fakturaer, depositum og særordningen for moms. Spørg din revisor, hvad de anbefaler.

Kunder og deltagere

Et sted, hvor du har deltagerlister, kontaktoplysninger og særlige hensyn som kost og mobilitet. Til at starte med kan et regneark være nok.

Kommunikation med gæsterne

Programmet, papirerne og ændringerne undervejs. Det er den del, gæsterne mærker mest. En rejseapp til rejsebureauer samler program, papirer, kort og chat ét sted, så gæsterne ikke skal lede i mails.

Som nyt bureau er det en fordel, at gæsterne møder dit brand på selve rejsen. Med en rejseapp med eget brand henter gæsten Concierge-appen, logger ind og ser din rejse. Dit logo og dine farver er med i pakkerne Business og First. Og har du rejseforslag i PDF i forvejen, kan AI-assistenten bygge programmet ud fra dem, så du kun skal godkende.

Concierge har en Economy-pakke til 499 kr./md. ekskl. moms, afregnet årligt, til det lille bureau med få afgange om året. Du betaler pr. rejse, ikke pr. gæst. Se pakkerne på prissiden.

• Niche og målgruppe valgt
• Afklaret, om dine rejser er pakkerejser eller sammensatte rejsearrangementer
• Virksomhed registreret med CVR-nummer
• Budget og likviditetsplan lavet
• Materiale sendt til Rejsegarantifonden i god tid
• Registrering og eventuel garanti på plads, før første salg
• Handelsbetingelser og standardoplysningsskema klar
• Aftale med revisor om moms efter særordningen
• System til økonomi, deltagere og kommunikation med gæsterne valgt

Et rejseprogram til en gruppe har fem dele. Rækkefølgen er vigtig, fordi gæsten typisk leder efter det samme, i samme rækkefølge.

1. Forside. Rejsens navn, destination, datoer og hvem der arrangerer.
2. Praktisk information. Mødested ved afrejse, bagage, pas og forsikring, valuta, tidsforskel.
3. Dag for dag. Tidspunkter, aktiviteter, adresser og hvad gæsten selv skal huske.
4. Hotel og transport. Hoteller med adresse, fly med tider og bookingnumre, transfers.
5. Kontakter. Rejseleder, bureauet og nødnumre.

Det lyder enkelt. Men det er her, mange programmer falder igennem: adressen står i en mail, flytiden står i en anden fil, og telefonnummeret til rejselederen står ingen steder.

Kopiér felterne herunder ind i dit dokument, og udfyld dem for din rejse. Skabelonen virker i Word, Google Docs og Excel.

1. Forside

• Rejsens navn:
• Destination:
• Datoer (fx 8.–11. oktober):
• Arrangør og rejseleder:
• Antal dage og nætter:

2. Praktisk information

• Mødested og mødetid ved afrejse (med adresse):
• Bagage (håndbagage, indchecket bagage, vægtgrænser):
• Pas, visum og rejseforsikring:
• Valuta og betaling:
• Tidsforskel:
• Vejr og påklædning:
• Særlige hensyn (kost, mobilitet, medicin):

3. Dag for dag

Lav én tabel pr. dag. Skriv dagens dato og en overskrift øverst, fx “Dag 2 · fredag 9. oktober · Byvandring og fri aften”.

4. Hotel og transport

• Hotel: navn, adresse, telefon, check-in og check-out:
• Udrejse: flynummer, afgangstid, ankomsttid, terminal, bookingnummer:
• Hjemrejse: flynummer, afgangstid, ankomsttid, terminal, bookingnummer:
• Transfers: tid, mødested, selskab:

5. Kontakter

• Rejseleder (navn og mobilnummer):
• Bureauet (telefon og åbningstider):
• Nødnummer på destinationen:
• Ambassade eller konsulat:

Skabelonen ovenfor fungerer fint i Word eller Excel. Til en kort tur med få ændringer er det ofte nok. Men jo længere rejsen er, og jo flere gæster der er med, jo mere mærker man ulemperne.

Word og PDF

• Let at lave og printe.
• Svært at opdatere: hver ændring betyder en ny fil, der skal sendes ud igen.
• Adresser og bookingnumre skal kopieres manuelt.

Excel

• Godt til at planlægge og regne på tider internt.
• Ikke lavet til at blive læst af gæster på en telefon.

En rejseapp

• Gæsten ser altid den gældende version, fordi der kun er én.
• Ændringer når frem med det samme som en besked.
• Kort, papirer og adresser ligger sammen med programmet.

Vil du se forskellen side om side, har vi sammenlignet PDF og Messenger med en rejseapp.

Har du allerede et rejseprogram i Word eller PDF, behøver du ikke starte forfra. I Concierge kan I trække jeres eksisterende rejseforslag ind og få en kladde på et minut. AI-assistenten læser programmet og bygger dagene med tider, adresser og bookingnumre. Hvert punkt lægges frem som et forslag, som I godkender, før gæsterne ser det.

Gæsterne får programmet i en gæsteapp, hvor de efter login ser jeres rejse (og jeres logo i pakkerne Business og First), og det virker også offline, så adresser og tider er der, selv uden roaming. Skal nogen have papir, kan hele rejsen hentes som PDF med forside, en side pr. dag og hotel og fly til sidst. Den laves automatisk ud fra programmet, så den altid passer med appen.

Concierge koster fra 499 kr./md. ekskl. moms, afregnet årligt, og I betaler pr. rejse, ikke pr. gæst. Se pakkerne på prissiden.